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Quatro fases, e nenhuma surpresa no meio

A maior parte dos projetos de automação morre no mesmo lugar: alguém entrega uma coisa que funciona na demonstração e some. Esta página existe para você saber exatamente o que acontece em cada fase, o que sai dela e o que continua depois que o projeto acaba.

01

Diagnóstico

Antes de propor qualquer solução, medimos o que existe. Sentamos com quem executa o processo, não só com quem decide — porque quem executa sabe onde o processo realmente trava, e quase nunca é onde a diretoria imagina.

Acompanhamos o fluxo acontecendo: as mensagens que chegam, a planilha que alguém preenche, o sistema em que o dado é redigitado. Contamos volume e tempo. Se o processo não for medível, ele não entra no escopo.

O que fazemos

  • Entrevista com a equipe que opera o processo
  • Observação do fluxo real, presencialmente quando possível
  • Contagem de volume, tempo gasto e pontos de retrabalho
  • Levantamento dos sistemas envolvidos e do que cada um permite integrar
  • Estimativa de ganho por processo, em horas de equipe

O que precisamos de você

  • Acesso a quem executa o processo hoje
  • Permissão para ver os sistemas em uso, mesmo que só em tela
  • Clareza sobre o que não pode mudar por regra de negócio ou compliance

Sai desta fase: um documento com o mapa dos processos, quanto cada um custa hoje em horas, quais valem automatizar e em que ordem — e o escopo da implantação, com prazo e valor fechados. Se a conclusão for que não vale a pena automatizar agora, o documento vai dizer isso.

O diagnóstico é contratado à parte

Ele tem preço próprio, combinado depois da primeira conversa. Não é uma etapa de venda disfarçada: é trabalho de consultoria, com dias de levantamento presencial, e o que sai dele é um documento seu.

Seu para usar como quiser. Se não for o momento de tocar o projeto, o documento continua valendo daqui a seis meses ou um ano. Se você preferir fazer a implantação com outro profissional, ou com a sua própria equipe, ele foi escrito para ser suficiente para isso — não guardamos informação para forçar a contratação.

E se o projeto seguir conosco, o valor entra como crédito na implantação. Você não paga duas vezes pelo mesmo trabalho.

Uma ressalva honesta: o que envelhece o documento não é o tempo, é mudança. Ele descreve o seu processo como ele era na data do levantamento. Se entre o diagnóstico e a implantação a empresa mudar de forma estrutural — troca do sistema de gestão, abertura ou fechamento de unidade, mudança na equipe que opera o processo, salto grande de volume, entrada ou saída de linha de serviço — parte do mapeamento deixa de valer e precisa ser refeita. Quando for o caso, a gente diz na hora e combina o que refazer, em vez de tocar um projeto em cima de um retrato vencido.

Dá para adiantar parte disso agora

Um formulário de 5 a 8 minutos monta o retrato inicial do seu atendimento: canais, volume, sistemas em uso e o que mais incomoda hoje. Preenchendo antes, a reunião começa na discussão que importa em vez de na coleta de dados básicos — e você já sai dela com uma noção de escopo.

Preencher o diagnóstico inicial
02

Desenho do fluxo

Aqui o projeto vira roteiro. Definimos o que o agente responde, o que ele nunca responde, quando ele repassa para um humano e o que fica registrado de cada conversa. Nada entra em produção antes de a sua equipe aprovar esse roteiro.

É a fase que evita o pior cenário de um projeto de IA: um agente simpático, rápido e que dá uma informação errada para o seu cliente. Limite de escopo não é limitação técnica, é decisão de projeto.

O que fazemos

  • Roteiro de conversa e tom de voz, alinhados à sua marca
  • Regras de repasse para humano, escritas caso a caso
  • Desenho técnico das integrações e do caminho dos dados
  • Definição do que é registrado, por quanto tempo e quem acessa
  • Critérios objetivos para considerar a implantação bem-sucedida

O que precisamos de você

  • Aprovação formal do roteiro antes da construção
  • Conteúdo de referência: políticas, catálogo, respostas padrão
  • Indicação de quem, na sua equipe, recebe as conversas repassadas

Sai desta fase: o roteiro aprovado, o desenho das integrações e os critérios de aceite. A partir daqui, o que for construído já foi acordado — não existe entrega surpresa.

03

Implantação e testes

Construímos em ambiente separado da operação e testamos ali primeiro. Depois roda em paralelo com o processo atual, com volume real, antes de assumir sozinho. Nenhum fluxo vai direto para o cliente final sem ter passado por esse intervalo.

As contas dos serviços usados são abertas em nome da sua empresa, com acesso administrativo seu. Operamos com credenciais próprias e revogáveis. Isso parece detalhe burocrático até o dia em que você precisa trocar de fornecedor.

O que fazemos

  • Construção dos fluxos em ambiente isolado
  • Integração autenticada com os sistemas definidos na fase 02
  • Rodada de testes com conversas e dados reais
  • Operação assistida em paralelo ao processo atual
  • Treinamento da equipe no painel de acompanhamento
  • Documentação técnica entregue a você

O que precisamos de você

  • Credenciais de integração e autorização de acesso aos sistemas
  • Uma pessoa de referência para validar as respostas nos testes
  • Disponibilidade da equipe para o treinamento

Sai desta fase: o fluxo em produção, a equipe treinada, a documentação na sua mão e os acessos em nome da sua empresa. O projeto está entregue — e é exatamente aqui que a maioria dos fornecedores desaparece.

04

Gestão

Automação não é obra pronta, é operação viva. O seu sistema recebe atualização, a regra de negócio muda, entra produto novo, o cliente começa a perguntar coisa que ninguém previu. Sem manutenção, um fluxo bom vira um fluxo errado em poucos meses — e errado silenciosamente, que é pior.

Os fluxos ficam monitorados e disparam alerta automático quando falham, antes de alguém da sua equipe perceber. Quando a correção depende de tempo, o atendimento volta para a sua equipe em vez de deixar o cliente final sem resposta.

O que fazemos

  • Monitoramento contínuo, com alerta automático de falha
  • Correção de erros e ajuste dos fluxos conforme a operação muda
  • Evolução do roteiro com base nas conversas reais
  • Novas automações dentro da franquia contratada
  • Relatório mensal de operação, com o que mudou e o que recomendamos

O que precisamos de você

  • Aviso quando houver mudança de sistema, política ou catálogo
  • Retorno da equipe sobre o que o agente está errando na prática
  • Meia hora por mês para a leitura do relatório

Sai desta fase, todo mês: o relatório com volume, tempo de resposta, o que foi resolvido sem humano, o que falhou e o que foi corrigido. Sem isso, ninguém consegue afirmar se a automação está funcionando — só que está ligada.

Como decidimos

Três princípios que valem em todo projeto

Processo medido antes de automatizado

Se não dá para contar quanto tempo ou quanto volume aquilo consome hoje, não dá para provar ganho depois. Processo sem medida fica fora do escopo até ser medido.

O agente prefere calar a inventar

Fora do que foi treinado, ele repassa para um humano. Uma resposta inventada custa mais caro que uma resposta que demora.

Nada fica em nome da agência

Contas e dados pertencem à sua empresa desde o primeiro dia. A documentação técnica é entregue a você, e na saída vai atualizada, estando os valores vencidos em dia. Acessos, contas e dados nunca são retidos, nem em caso de pendência financeira. Se um dia você quiser levar o projeto para outro fornecedor, consegue.

O que não fazemos

Não automatizamos processo quebrado — arrumar antes é mais barato. Não entregamos implantação sem manutenção. E não cobramos por agente ou por volume de mensagem, modelo que pune o cliente justo quando o projeto dá certo.

Começa pela fase 01

O diagnóstico mede o processo que você tem hoje e diz, com número, o que vale automatizar — inclusive quando a resposta é nada.

Agendar diagnóstico

Ou preencha o formulário inicial antes de falar comigo — leva de 5 a 8 minutos.